Datenschutzerklärung – insieme Rheinfelden

Der Verein insieme Rheinfelden erlässt auf der Grundlage des schweizerischen Datenschutzgesetzes und der Datenschutzverordnung vom 1. September 2023 folgende Datenschutzerklärung. Diese erfüllt ebenso die Anforderungen der DSGVO der EU.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenschutzerklärung ist der Vorstand. Er ist dafür besorgt, dass der Umgang mit Personendaten entsprechend dieser Erklärung im Vereinsalltag umgesetzt wird. Fragen zum Datenschutz können an folgende Adresse gerichtet werden:

insieme Rheinfelden
Margret Schiesser
Gassenbach 5
4315 Zuzgen
sekretariat@insieme-rheinfelden.ch

2. Zweck der Datensammlung

Der Verein insieme Rheinfelden setzt sich für die Rechte und Interessen von Menschen mit einer kognitiven Beeinträchtigung ein. Wir erheben und bearbeiten Personendaten ausschliesslich zu folgenden Zwecken:

  • Verwaltung der Mitgliedschaft (Aktiv- oder Passivmitglied) und Kommunikation im Rahmen der Vereinstätigkeit.
  • Verwaltung von Daten von Gönner:innen oder Sympatisant:innen im Rahmen der notwendigen Kommunikation (z. B. Verdankung von Spenden)
  • Organisation und Durchführung von Vereinsanlässen, Unternehmungen und Angeboten
  • Sicherstellung der Betreuung und Sicherheit der Teilnehmenden während der Angebote (insbesondere bei Kenntnis allfälliger Beeinträchtigungen oder medizinischer Bedürfnisse).
  • Erhebung von Kontaktdaten allfälliger Helfer:innen
  • Versand von analogen oder digitalen Informationen wie Einladungen, Protokollen, Mitteilungen oder dem Mitteilungsblatt.
  • Notwendige Daten zuhanden des Dachverbandes insieme Schweiz
  • Erfüllung gesetzlicher Auflagen (z. B. Rechnungsstellung, Mitgliederregister).

3. Art der bearbeiteten Daten

insieme Rheinfelden bearbeitet folgende Kategorien von Personendaten:

  • Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse).
  • Mitgliedschaftsdaten: Art der Mitgliedschaft (Aktiv/Passiv), Eintrittsdatum, Beitragsstatus.
  • Daten zu Formen der Unterstützung (Gönnerschaft, Helfer:innen, Sympatisant:innen)
  • Besonders schützenswerte Personendaten: Angaben zur Art der kognitiven oder anderen Beeinträchtigung, sofern diese für die Teilnahme an spezifischen Angeboten (z. B. Angebote, Ausflüge) relevant sind, um eine sichere und bedürfnisgerechte Betreuung zu gewährleisten.
  • Finanzdaten: Bankverbindungsdaten für die Auszahlung allfälliger Entschädigungen an Mitglieder oder Helfende.

4. Bilder

Im Rahmen des Vereinslebens kann es sein, dass diverse Personen Bilder aufnehmen. insieme Rheinfelden steht nur für Bilder in Verantwortung, die in Organen des Vereins veröffentlicht werden (Mitteilungsblatt, Website). Dies gilt auch für Presseartikel, die durch insieme veröffentlicht werden. Dabei gilt, dass Personendaten, die im Internet (Website, soziale Medien) hochgeladen werden, jederzeit von Dritten weiterverbreitet werden können.

Jede Person hat das Recht am eigenen Bild. Sobald die abgebildeten Personen erkennbar sind, gelten die Fotos als Personendaten. Das gilt im Prinzip auch für Gruppenbilder.

insieme Rheinfelden wird ohne Einwilligung der Betroffenen kein Bild publizieren, worauf Personen erkennbar sind. Diese Einwilligung wird teils generell und teils speziell eingeholt. Es gelten folgende Grundsätze.

  • Für die Veröffentlichung von Bildern in digitaler Form (z. B. Website, Newsletter, Mitteilungsblatt, Pressemitteilungen) wird die Einwilligung der betroffenen Personen eigens eingeholt, beispielsweise bei der Anmeldung zu einem Anlass oder Angebot. Diese Einwilligung kann jederzeit und ohne Angaben von Gründen widerrufen werden.
  • Die Aufbewahrung von Bildern geschieht digital. Wenn in einer Cloud werden die Bilder vor unberechtigtem Zugriff geschützt (minimal durch ein Zugangs-Passwort).

5. Digitale Anwendungen

5.1 Software für Administration

insieme Rheinfelden verfügt über kein eigenes Konto bei einem Software-Anbieter (Stand März 2026). Vorstandsmitglieder und Personen, die für den Verein tätig sind, nutzen private Werkzeuge. Allermeist wird Software von Microsoft genutzt (Word, Excel, etc.).

Der Versand von E-Mails geschieht ebenfalls über private Konten. Generell gilt, dass E-Mails aus Sicht des Datenschutzes nicht sicher sind. Darum sind Personen, die für insieme Rheinfelden tätig sind aufgefordert, auf Angaben zu Personen, insbesondere über Gesundheit, Art der Beeinträchtigung und Aussagen zur Persönlichkeit in E-Mails zu verzichten bzw. weitestgehend zu anonymisieren (Statt den vollen Namen nur Initialen oder gekürzte Namensformen nutzen, sodass Verwechslungen ausgeschlossen sind).

5.2 Cloud

Derzeit verfügt insieme Rheinfelden über keinen Cloud-Dienst zur Aufbewahrung von Bildern und Dateien.

insieme Rheinfelden wickelt die Verwaltung der Daten auf einer einzigen Datei auf Google Spreadsheet ab. Es ist nicht möglich, die Datei durch ein Passwort zu schützen, jedoch können Berechtigungen verteilt und entsprechend wieder entzogen werden. Der Vorstand regelt die Zugriffsberechtigungen auf diese Datei.

5.3 Website

insieme Rheinfelden führt unter der Domain www.insieme-Rheinfelden.ch eine Website. Durch den Besuch der Website werden Daten erhoben. Eine entsprechende Datenschutzerklärung wird auf der Website selbst publiziert.

5.4 Soziale Medien

Bis anhin (Stand März 2026) ist insieme Rheinfelden nicht auf sozialen Medien aktiv (Facebook, Instagram, Tiktok und andere). Sobald dies der Fall ist, wird die vorliegende Datenschutzerklärung ergänzt.

5.5 Messenger-Dienste

Die meistverbreitete Anwendung ist WhatsApp. WhatsApp hat eine sogenannte Ende-zu Ende Verschlüsselung. Darum sind die Inhalte geschützt. Es werden jedoch sogenannte Metadaten gesammelt (wer mit wem wie lange kommuniziert, sämtliche Informationen aus dem Adressbuch etc.). Whatsapp wird daher aus schweizerischer und europäischer Sicht als unsicher eingestuft.

Dagegen steht, dass Whatsapp dermassen verbreitet genutzt wird, auch von Menschen mit Beeinträchtigung, dass ein grosser Teil alltäglichen Kommunikation von insieme Rheinfelden über diesen Dienst abgewickelt wird. Darum werden im folgen zwei Punkte im Sinne einer Empfehlung ausgesprochen:

  • insieme Rheinfelden macht Personen, die innerhalb oder ausserhalb des Vereins für insieme Rheinfelden tätig sind, auf die Problematik von Whatsapp aufmerksam.
  •  Nach Möglichkeit werden sichere Messenger wie Signal oder Threema verwendet.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Die erhobenen Personendaten werden vertraulich behandelt und nicht ohne Einwilligung der betroffenen Personen bzw. deren rechtlicher Vertretungen an Dritte weitergegeben, ausser:

  • an interne Stellen des Vereins (Vorstand, Betreuer, Leitungen von Angeboten), die die Daten zur Aufgabenerfüllung benötigen,
  • an externe Dienstleister, die den Verein unterstützen (z.B. IT-Dienstleister, Druckereien für das Vereinsblatt, Banken für Zahlungsverkehr), sofern diese vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet sind,
  • an Dachverbände wie insieme CH und Vereinigung cerebral. Dies etwa im Rahmen des Reportings,
  • an Behörden, sofern insieme Rheinfelden gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Im Rahmen von Angeboten oder Unternehmungen kann es notwendig sein, relevante Informationen über Beeinträchtigungen oder den Gesundheitszustand von Teilnehmen an das betreuende Personal oder externe Partner (z. B. Transportunternehmen, Unterkunftsbetreiber) weiterzugeben, um die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten.
Für alle diese Fälle gilt, dass nur die minimal notwendigen Daten weitergegeben werden.

7. Dauer der Datenspeicherung

Personendaten werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung (im Sinne des Vereinszweckes) nicht mehr erforderlich sind. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gibt es lediglich für Jahresberichte, Jahresrechnungen und Buchungsbelege. Insieme Rheinfelden bewahrt zusätzlich die Protokolle der jährlichen oder ausserordentlichen Vereinsversammlungen über 10 Jahre auf.

Daten über Beeinträchtigungen oder den Gesundheitszustand werden unmittelbar nach Ende der jeweiligen Unternehmung gelöscht, sofern keine laufende Mitgliedschaftsverwaltung dies erfordert.

8. Rechte

Mitglieder, GönnerInnen, HelferInnen, SympatisantInnen haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft: insieme Rheinfelden gibt jederzeit Auskunft, welche Daten gespeichert werden.
  • Berichtigung: insieme Rheinfelden berichtigt unvollständige oder falsche Daten umgehend nach vorgebrachtem Hinweis.
  • Löschung oder Sperrung: insieme Rheinfelden löscht die Daten, falls betroffene Personen dies verlangen und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen des Vereins dem entgegenstehen.
  • Widerspruch: insieme Rheinfelden ist verpflichtet, die Bearbeitung von Personendaten einzuschränken, sobald dies von betroffenen Personen verlangt wird (z.B. Verzicht auf Zusendung des Mitteilungsblattes).

Auskünfte oder Anfragen zu den Rechten nimmt die oben genannte Ansprechperson entgegen.

9. Datensicherheit

insieme Rheinfelden trifft geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dies gilt insbesondere für besonders schützenswerte Daten wie Angaben zur Gesundheit oder Beeinträchtigung.

10. Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bzw. muss jederzeit angepasst werden, um Änderungen in der Gesetzgebung oder der Vereinstätigkeit zu berücksichtigen. Die aktuelle Version ist auf der Website von insieme Rheinfelden verfügbar oder wird auf Anfrage zugestellt.

Stand: März 2026